How I bullet journal - work edition: een project-bujo

Hoera, hoera, deze blog staat eindelijk online! Al maanden ben ik jullie deze post aan het beloven, maar het kwam er maar niet van omdat ik aan het systeem bleef bijschaven. Toen ik mezelf onlangs op een workshop hoorde zeggen dat "je ideale systeem" nooit af is, besefte ik dat het gewoon tijd was om los te laten en mijn bullet journal methode die ik op het werk toe pas met jullie te delen.

Waarom gebruik je niet de klassieke methode?

Toen ik vorig jaar startte op mijn nieuwe job deed ik dat, of course, met een nieuwe bullet journal. Ik kreeg er eentje cadeau van lieve mensen van Mus Creatief. Eentje uit hun Mijn business bullet journal collectie (die hebben iets minder uitbundige covers). 

Ik ging aan de slag zoals ik het gewend was bij mijn persoonlijke bujo, maar al snel merkte ik dat dit niet de meest vlotte of efficiënte manier van werken was in mijn functie. Ik moest te vaak heen en weer bladeren en kreeg geen overzicht over de projecten ik deed. Hij was dan ook op nog geen 3 maanden tijd vol geschreven.

Net op dat moment zag ik tijdens het boodschappen doen een Atoma-schrift met dotted grid papier. Ik nam er eentje mee en gaf dat een kans.

Hoe ik het aanpak!

Ik ging eerst brainstormen over wat ik precies allemaal notities had. Er waren diverse soorten meetings die regelmatig terug kwamen, notities per campagne/product, notities over meer technische dingen, to do-lijstjes, ... Een heleboel dus. 

Ik besloot mijn Atoma op te delen in verschillende onderdelen en die te labelen met gekleurde tabs. Met diezelfde tabs maakte ik mijn key en index. Elk onderdeel kreeg een soort notitie toegekend, bijvoorbeeld groen is voor meeting. Als ik naar de zijkant van mijn Atoma kijk dan zie ik de verschillende kleuren van tabs en dan weet ik dat als ik naar groen ga, ik in het onderdeel meetings zit.

Maar er zijn verschillende soorten meetings: content, social media, digital, ... Dus maakte ik eerst een inleidende pagina "meetings" met een groen tab "meetings" aan. Op die pagina maakte ik opnieuw een mini-index met de volgorde waarin ik die meetings kan vinden. Daarna schreef ik op de groene tabs alle soorten meetings op en kleefde ik ze op verschillende pagina's achter elkaar. 

Wanneer ik bijvoorbeeld contentmeeting heb dan weet ik dat ik naar het groene deel moet gaan en dat ik mijn notities moet toevoegen op de pagina's achter de tab "content". Daar noteer ik dan gewoon de datum en begin ik notities te maken. Op het einde van de vergadering trek ik gewoon een streepje onder de notities en de volgende meeting begin ik gewoon daaronder met opnieuw de datum en notities enzovoort.

Tijdens de meeting neem ik ook steeds een marker mee. Als er zaken worden besproken tijdens een meeting die ik moet doen of moet bekijken dan markeer ik die. Na de vergadering neem ik dan enkele minuten tijd om die op mijn to do-lijst te noteren. 

In het begin waren die to do's een van de "hoofdstukken" in mijn Atoma. Maar ik jaagde er zo echt tonnen papier keisnel door. Dus toen ik voor kerst de agenda van Flow Magazine cadeau kreeg, besloot ik die te gebruiken voor mijn to do's op het werk in te noteren. De agenda is opgebouwd uit weekplanners met verticale kolommen. Ik vind het wel handig wat het is op het werk eenvoudiger om zo taken vooruit in te plannen en het helpt me om mijn to do's meer te focussen en te spreiden. Ik maakte achteraan in deze planner ook een tracker met monthly recurring tasks om ervoor te zorgen dat ik niets vergeet.

Het handige aan zo een Atoma is dat je pagina's kan versteken, bijsteken en uithalen. Wanneer de wave van een bepaald project/product voorbij is, heb ik die notities meestal niet meer direct nodig. Dus dan haal ik die uit mijn Atoma en steek ik ze in een andere Atoma-kaft die in mijn ladekast ligt. Notities van vergaderingen die blijven er wel het hele jaar inzitten.

Omdat ik tevreden ben van deze manier van werken, besloot ik te investeren in een fancy variant van Atoma: eentje in grijze vilt met een elastiek rond. Je kan het papier gewoon apart bestellen en bijvullen. Want ja, ik ben intussen echt wel verslingerd aan dotted grid papier.

Is dit dan wel nog bullet journalen?

Ja hoor! Want ik pas de kernconcepten nog steeds toe:

• voor het noteren gebruik ik bullets en doe ik aan rapid logging
• ik gebruik een key en een index
• paginanummers heb ik niet, maar die worden vervangen door de logische opbouw van de tabs en het noteren van de data

Ook iets voor jou?

Ik denk dat deze invulling van het systeem nuttig kan zijn voor mensen die op hun job projectmatig werken. Het geeft echt meer overzicht op deze manier dan het "standaard"systeem. En dat is nu net het leuke aan bullet journalen: je kan het aanpassen aan je eigen noden en zo is geen enkel bullet journal hetzelfde!

Hebben jullie nog vragen over mijn werk-bujo? Aarzel dan zeker niet om een reactie na te laten! 

Wie van jullie gebruikt een bullet journal op het werk?

Liefs,
Miss Pixie

P.S.: Facebook en ik  hebben nog steeds een haat-liefde-verhouding. Net als bij enkele andere Vlaamse bloggers heeft Facebook mijn blog gelabeld als "in strijd met de community-regels" waardoor ik niets meer kan delen op mijn pagina. Alle oude posts met links zijn ook verwijderd net als alle events waar naar mijn blog werd gelinkt. We (ik en die andere bloggers) proberen het op te lossen, maar tot nu toe zonder succes...